Règlements généraux

Adoptes par les administrateurs provisoires le 25 Janvier 2012 Approuves lors de l’assemblée des membres le____________________

Numéro d’entreprise du Québec : 1167898940

I

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Dénomination sociale

(nom)

« Club de tennis de table Longueuil »

Dans les règlements qui suivent l’acronyme « CTTL » désigné :

Club de tennis de table Longueuil

2. Siege social

Le siège social du CTTL est établi dans la ville de Longueuil,

1, boulevard Cure-Poirier Est, J4J 5K7 ou à tout autre endroit désigné par le conseil d’administration.

3. Buts

         Les buts du CTTL sont :

  • · Promouvoir et organiser toutes activités relatives au financement et aux opérations du CTTL.
  • · Établir, administrer et fournir des services de toute nature en relation avec les buts du CTTL.
  • · Encourager la relève dans le développement du tennis de table sur la Rive-Sud.
  • · Recevoir des dons, legs et autres contributions de même nature en argent, en valeurs mobilières et administrer de tels dons, legs et contributions.

II

MEMBRES

4. Catégorie de membres

Il y aura deux catégories de membres, les membres actifs et les membres honoraires.

5. Membre actif

Est considéré comme membre actif du CTTL jusqu’à l’Assemblée générale annuelle des membres;

- un des parents, ou tuteur, de tous les joueurs d’âge mineur, qui à paye les couts d’inscription pour l’une ou l’autre des sessions d’activités en cours d’année financière et qui n’a pas été rembourse.

- les joueurs ayant dix-huit (18) ans et plus, qui ont payé les couts d’inscription pour l’une ou l’autre des sessions d’activités en cours d’année financière et qui n’ont pas été rembourses.

6. Membre honoraire

Le conseil d’administration pourra en tout temps accueillir comme membre honoraire, toute personne qui lui semble avoir mérite ce titre. Les membres honoraires n’ont pas droit de vote et ne peuvent être élus au conseil d’administration.

7. Cotisation annuelle

Le conseil d’administration fixe, au besoin, le montant de la cotisation annuelle de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement.

8. Cartes de membre

Le conseil d’administration pourra, s’il le juge à propos, émettre des cartes de membre.

9. Suspension ou expulsion

Le conseil d’administration peut suspendre ou expulser un membre qui omet de payer sa cotisation annuelle, qui enfreint les règlements ou qui a une conduite contraire aux buts du CTTL.

Avant de procéder à la suspension ou à l’expulsion d’un membre, le conseil doit donner à ce dernier l’occasion d’être entendu et l’aviser du moment où son cas sera étudié.

III

ASSEMBLÉE DES MEMBRES

10. Assemblée annuelle

L’Assemblée générale annuelle des membres à lieu dans les 90 jours qui suivent la date d’expiration de l’exercice financier annuel. Le conseil d’administration fixe la date, l’heure et le lieu de l’Assemblée. Un avis de convocation est adresse par écrit ou par courriel à tous les membres au moins 10 jours avant l’Assemblée.

11. Assemblée extraordinaire

Le conseil d’administration ou 10 membres actifs peuvent, selon les besoins, convoquer une Assemblée extraordinaire, aux lieux, date et heure qu’ils fixent. Le secrétaire est alors tenu de convoquer cette Assemblée. Il doit donner un délai de 10 jours aux membres pour cette réunion. Le conseil d’administration procède par résolution, tandis que le groupe de 10 membres, ou plus, doit produire une demande écrite, signée par ces 10 membres ou plus. L’avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette Assemblée.

12. Ordre du jour

L’ordre du jour de toute Assemblée générale annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants :

  • · L’acceptation des rapports et des procès-verbaux de la dernière Assemblée générale;
  • · L’adoption des états financiers;
  • · La ratification des règlements (nouveaux ou modifies) adoptes par les administrateurs depuis la dernière Assemblée générale;
  • · L’Élection ou la réélection des administrateurs.

L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnes dans l’avis de convocation.

13. Quorum

Le quorum est constitué d’un minimum de 8 membres actifs.

14. Vote

A une Assemblée des membres, les membres actifs en règle présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration est prohibe. En cas d’égalité des voix, le président à un vote prépondérant.

Le vote se fait à main levée, à moins que trois des membres présents ne réclament le scrutin secret.

Lorsque le président de l’Assemblée déclare qu’une résolution  a été adoptée à l’unanimité, par une majorité spécifiée ou rejetée, et qu’une entrée est faite à cet effet dans le procès-verbal de l’Assemblée, il s’agit-là d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution  sans qu’il soit nécessaire  d’Établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.

En cas de vote au scrutin secret, le président de l’Assemblée nomme deux scrutateurs parmi les membres actifs en règle présents, pour distribuer et recueillir les bulletins de vote, compiler le résultat du vote et le communiquer au président.

À moins de disposition contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les propositions soumises à l’Assemblée des membres seront adoptées à la majorité des voix exprimées (50% + 1).

IV

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

15. Nombre d’administrateurs

Le conseil d’administration compte cinq membres.

16. Éligibilité

Tout membre actif en règle à droit de vote et peut être élu au conseil d’administration. Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés ; seules les dépenses effectuées pour l’association sont remboursables.

17. Durée des fonctions

Le mandat des membres du conseil d’administration est d’un an mais ils peuvent être réélus à la fin de leur terme.

18. Élection

Il y à Élection des membres du conseil d’administration une fois par année à l’occasion de l’Assemblée générale annuelle des membres.

S’il se produit une vacance au cours de l’année, les autres membres du conseil d’administration peuvent nommer un autre administrateur qu’ils choisiront parmi les membres actifs en règle du CTTL pour combler cette vacance pour le reste du terme.

19. Devoirs des administrateurs

Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires du CTTL.

Il se donne une structure interne en élisant parmi ses membres un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier.

Il accomplit tous les actes nécessaire s à la réalisation des buts que poursuit le CTTL conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s’il y a lieu, et adopte les résolutions qui s’imposent, pour réaliser les buts du CTTL.

Il prend les décisions concernant l’engagement des employés, les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations ou il peut s’engager.

Il détermine les conditions d’admission des membres.

Il voit à ce que les règlements et résolutions soient appliques.

20. Réunions du conseil d’administration

Le conseil d’administration doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaire s à la bonne marche du CTTL.

Le secrétaire envoie ou donne les avis de convocation. Le président en consultation avec les autres membres du conseil fixe la date des Assemblées. Si le président néglige ce devoir, la majorité des membres peuvent, sur demande écrite au secrétaire, ordonner la tenue d’une réunion du conseil et en fixer la date, l’heure et l’endroit ainsi qu’en Établir l’ordre du jour.

L’avis de convocation peut être écrit, par courriel, verbal ou téléphonique; sauf exception, il doit être donne au moins trois jours avant la réunion. Toute convocation verbale ou téléphonique doit être suivie d’une renonciation écrite.

Si tous les membres du conseil sont réunis, ils peuvent, s’ils sont d’accord, décréter qu’il y a réunion officielle et alors l’avis de convocation n’est pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet afin d’éviter des doutes sur la valeur de cette réunion.

21. Ordre du jour

L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnes dans l’avis de convocation.

22. Quorum

Il y à quorum si un minimum de trois membres du conseil est présent.

23. Vacance

Il y à vacance dans le conseil d’administration par suite de :

  • · La mort ou la maladie d’un de ses membres;
  • · La démission par écrit d’un membre du conseil;
    • · L’expulsion d’un membre du conseil suite à une Assemblée générale extraordinaire de membres actifs;
    • · Trois absences non motivées.

En cas de vacance, les administrateurs peuvent exercer leurs fonctions à condition qu’il y ait quorum.

V

OFFICIERS

24. Élection

Les officiers sont élus par le conseil d’administration.

25. Président

Le président préside toutes les réunions du conseil d’administration et les Assemblées des membres et il fait partie d’office de tous les comités d’étude et des services de l’association. Il surveille l’exécution des décisions du conseil d’administration et il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil d’administration. Il signe généralement, avec le secrétaire, les documents qui engagent le CTTL. Il s’occupe également des relations publiques

26. Vice-président                                    

Le vice-président remplace le président en son absence et il exerce alors toutes les prérogatives du président. S’il y a plusieurs vice-présidents, il y aura alors un premier et un deuxième vice-président pouvant, selon l’ordre, remplacer le président.

27. Secrétaire

Le secrétaire rédige tous les procès-verbaux des Assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration. Il à la garde des archives, des livres des procès-verbaux, des registres des membres et des administrateurs, signe les contrats et les documents pour les engagements du CTTL avec le président, rédige les rapports requis par diverses lois et la correspondance du CTTL. Enfin, il exécute toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les règlements ou le conseil d’administration.

28. Trésorier

Le trésorier veille à l’administration financière du CTTL. Il signe, avec le président, les chèques et autres effets de commerce et il effectue les dépôts.

Le conseil d’administration peut designer tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction. Tout cheque payable au CTTL doit être dépose au comte du CTTL.

29. Publiciste

Le publiciste voit à la préparation et à la mise à jour des divers outils
promotionnels du CTTL (site internet, communiques, dépliants, etc.)

30. Rémunération

Les officiers ne sont pas rémunérés  pour leurs services.

31. Comites

Le conseil d’administration peut confier des études à des comités dont il détermine la composition. Il n’est pas tenu de donner suite aux recommandations des comités, mais il doit permettre à tous les membres du CTTL de prendre connaissance du rapport qu’il à commande.

32. Conflits d’intérêts

Les administrateurs de l’organisme doivent éviter de se placer dans une position ou leurs intérêts personnels risquent de s’opposer à ceux de l’organisation.

Plus particulièrement, ils doivent :

  • · faire passer les intérêts du CTTL avant les leurs, ne pas confondre les biens de l’organisme avec les leurs ni utiliser ces biens à leur profit;
  • · Ne pas utiliser ou divulguer sans autorisation une information acquise dans le cadre de leurs fonctions;
  • · divulguer tout conflit d’intérêt dans lequel ils pourraient se trouver et s’abstenir de participer aux décisions sur l’objet du conflit d’intérêt; à défaut de quoi, ils s’exposent à une responsabilité personnelle;
  • · agir de bonne foi, avec prudence et diligence, selon ce qu’on attendrait d’une personne consciencieuse placée en situation comparable. Les administrateurs doivent faire preuve de jugement et d’indépendance.

Les administrateurs qui manquent à leurs devoirs généraux peuvent non seulement être destitues mais se voir réclamer de dommages-intérêts et même à engager leur responsabilité personnelle pour les gestes poses au nom du CTTL si leur comportement équivaut à outrepasser leurs pouvoirs ou à en abuser. Par contre, s’ils respectent les normes susmentionnées et notamment s’ils agissent avec loyauté et en faisant preuve d’un niveau adéquat de prudence, les administrateurs ne sont pas responsables personnellement des décisions prises ni même des erreurs commises de bonne foi dans l’exercice de leurs fonctions.

VI

FINANCES

33. Affaires financière

Le conseil d’administration détermine l’institution financière ou le trésorier effectue les dépôts du CTTL.

34. Exercice financier

L’exercice financier commence le 1er janvier de chaque année et se termine le 31 décembre suivant, mais le conseil d’administration peut déterminer toute autre date qui lui convient mieux

Les livres du CTTL seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres peuvent être consultes sur place, selon un horaire établi, par tous les membres en règle qui en feront la demande par écrit au trésorier.

35. Modification aux règlements

Le conseil d’administration peut abroger ou modifier toute disposition du présent règlement.

Toute abrogation ou modification sera en vigueur jusqu’à la prochaine Assemblée générale annuelle des membres, à moins qu’elle ne soit approuvée par une Assemblée extraordinaire des membres; si cette abrogation ou modification n’est pas approuvé au deux tiers des voix durant cette Assemblée annuelle, elle cessera, dès ce jour seulement, d’être en vigueur.